binhndt
05-28-2015, 11:41 PM
Trong phiến bản Microsoft Office 2010, Microsoft giới thiệu nhiều tính năng mới cho Office Outlook 2010 (https://support.office.com/en-IE/Article/Whats-new-in-Microsoft-Outlook-2010-18c53bbe-8280-4fdd-b3f1-198adc57fc86). Ở bài viết này, tôi chỉ để cập đến tính năng t́m kiếm email trong Office Outlook 2010, v́ tính năng nay thay đổi nhiều so với phiên bản Office Outlook trước và nhận được nhiều yêu cầu hỗ trợ từ người dùng dịch vụ Hỗ trợ nhân lực CNTT (http://uranus.com.vn/dich-vu/Dich-vu-Ho-tro-nhan-luc-CNTT/Cho-thue-IT-1/) của chúng tôi.
Với người dùng có lượng email lớn, th́ việc biết cách t́m kiếm email để cho ra kết quả t́m kiếm mong muốn nhất với ít thời gian nhất là yếu tố tiên quyết. Với hướng dẫn này sẽ đi cặn kẻ qua từng bước để giúp người đọc hiểu rơ và sau đó áp dụng vào việc t́m kiếm trên Office Outlook 2010 của ḿnh.
Trước tiên, chúng ta sẽ điểm qua các chức năng trên thanh công cụ Seach Tools của Microsoft Outlook 2010.
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/OutlookSearching.jpg
Trên thanh công cụ Search Tools sẽ có 1 số vùng sau:
- Vùng Scope: lựa chọn nơi mà ta cần t́m kiếm, mặc định là Current Folder, chúng ta có thể thay đổi All Mail Items để t́m kiếm toàn bộ email.
- Vùng để nhập từ khóa / nội dung t́m kiếm.
- Vùng lọc các nội dung t́m kiếm, lọc theo các tiêu chí sau: From (người gởi), Subject (tên / tiêu đề của email), Has Attachments ( email có files đính kèm), This Week (lọc theo thời gian), Sent to (lọc các email gởi đến địa chỉ nào đó), ....
Như vậy, có thể thấy ở đây, vùng lọc các nội dung t́m kiếm là vùng quan trọng nhất để lọc và cho ra kết qua mong muốn nhất.
Các thao tác t́m kiếm cũng sẽ được thực hiện theo tŕnh tự các bước tôi đă liệt kê ở trên. Sau đay, tôi sẽ làm một số thao tác t́m kiếm để người đọc dễ h́nh dung hơn với yêu cầu t́m kiếm như sau:
Tôi cần t́m kiếm nội dụng email liên quan đến từ khóa symantec backup exec mà tôi & FPT đă làm việc với nhau vào năm 2014.
Nhự vậy, từ khóa t́m kiếm là symantec backup exce, các từ khóa lọc nội dụng cần t́m để chính xác hơn là From fpt và thời gian là Last year.
Bước 1: Nhận từ khóa vào ô t́m kiếm
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWKeyword.jpg
Bước 2: với nội dung trên, cho rất nhiều kết quả, để lọc bớt kết quả t́m kiếm gần với yêu cầu hơn, dùng tiêu chí lọc From (người gởi) và gơ từ khóa FPT như h́nh bên dưới:
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWKeyword_From_FPT.jpg
Như vậy, ở đây đă ra kết quả mà ta muốn t́m kiếm. Tuy nhiên, tôi vẫn thực hiện tiếp bước 3 như sau:
Bước 3: Hiện tại là năm 2015, để lọc cac email chỉ trong năm 2014, từ khóa t́m kiếm là Last year.
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWkeyword_From_FPT_Lastyear.jpg
Như vậy, ta t́m ra được email mà ta cần t́m với các tiêu chí (từ khóa) cho trước.
Tài liệu tham khảo: ở link này (https://support.office.com/en-ca/article/Learn-to-narrow-your-search-criteria-for-better-searches-in-Outlook-d824d1e9-a255-4c8a-8553-276fb895a8da)
Với người dùng có lượng email lớn, th́ việc biết cách t́m kiếm email để cho ra kết quả t́m kiếm mong muốn nhất với ít thời gian nhất là yếu tố tiên quyết. Với hướng dẫn này sẽ đi cặn kẻ qua từng bước để giúp người đọc hiểu rơ và sau đó áp dụng vào việc t́m kiếm trên Office Outlook 2010 của ḿnh.
Trước tiên, chúng ta sẽ điểm qua các chức năng trên thanh công cụ Seach Tools của Microsoft Outlook 2010.
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/OutlookSearching.jpg
Trên thanh công cụ Search Tools sẽ có 1 số vùng sau:
- Vùng Scope: lựa chọn nơi mà ta cần t́m kiếm, mặc định là Current Folder, chúng ta có thể thay đổi All Mail Items để t́m kiếm toàn bộ email.
- Vùng để nhập từ khóa / nội dung t́m kiếm.
- Vùng lọc các nội dung t́m kiếm, lọc theo các tiêu chí sau: From (người gởi), Subject (tên / tiêu đề của email), Has Attachments ( email có files đính kèm), This Week (lọc theo thời gian), Sent to (lọc các email gởi đến địa chỉ nào đó), ....
Như vậy, có thể thấy ở đây, vùng lọc các nội dung t́m kiếm là vùng quan trọng nhất để lọc và cho ra kết qua mong muốn nhất.
Các thao tác t́m kiếm cũng sẽ được thực hiện theo tŕnh tự các bước tôi đă liệt kê ở trên. Sau đay, tôi sẽ làm một số thao tác t́m kiếm để người đọc dễ h́nh dung hơn với yêu cầu t́m kiếm như sau:
Tôi cần t́m kiếm nội dụng email liên quan đến từ khóa symantec backup exec mà tôi & FPT đă làm việc với nhau vào năm 2014.
Nhự vậy, từ khóa t́m kiếm là symantec backup exce, các từ khóa lọc nội dụng cần t́m để chính xác hơn là From fpt và thời gian là Last year.
Bước 1: Nhận từ khóa vào ô t́m kiếm
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWKeyword.jpg
Bước 2: với nội dung trên, cho rất nhiều kết quả, để lọc bớt kết quả t́m kiếm gần với yêu cầu hơn, dùng tiêu chí lọc From (người gởi) và gơ từ khóa FPT như h́nh bên dưới:
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWKeyword_From_FPT.jpg
Như vậy, ở đây đă ra kết quả mà ta muốn t́m kiếm. Tuy nhiên, tôi vẫn thực hiện tiếp bước 3 như sau:
Bước 3: Hiện tại là năm 2015, để lọc cac email chỉ trong năm 2014, từ khóa t́m kiếm là Last year.
http://forum.uranus.com.vn/images/Upload/SearchingBoxWkeyword_From_FPT_Lastyear.jpg
Như vậy, ta t́m ra được email mà ta cần t́m với các tiêu chí (từ khóa) cho trước.
Tài liệu tham khảo: ở link này (https://support.office.com/en-ca/article/Learn-to-narrow-your-search-criteria-for-better-searches-in-Outlook-d824d1e9-a255-4c8a-8553-276fb895a8da)